Validez de las facturas en formato electr贸nico

26Ene

Validez de las facturas en formato electr贸nico

En relaci贸n con la emisi贸n de facturas en formato electr贸nico existe un gran volumen de consultas resueltas por la Direcci贸n General de Tributos (DGT).

 

Tanto la Ley del Impuesto sobre el Valor A帽adido como el Reglamento de Facturaci贸n, obliga a los sujetos pasivos del impuesto a expedir o entregar facturas o justificantes de todas sus operaciones, incluidas las no sujetas y las sujetas y exentas, as铆 como a conservar copia o matriz de aquellos.

 

El art铆culo 10 del Reglamento de Facturaci贸n trata de la expedici贸n en formato electr贸nico de las facturas, as铆 como a la autenticidad de su origen e integridad de su contenido, y esto que queda garantizado por alguna de las siguientes formas:

 

1) Mediante una firma electr贸nica avanzada basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creaci贸n de firmas, o bien en un certificado reconocido.

 

2) Mediante un intercambio electr贸nico de datos, seg煤n la Recomendaci贸n de la Comisi贸n 94/820/CE anexo I art.2, que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

 

3) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administraci贸n Tributaria con car谩cter previo a su utilizaci贸n y hayan sido validados por la misma.

 

Los empresarios o profesionales est谩n obligados a conservar con su contenido original y ordenadamente los siguientes documentos durante el plazo de prescripci贸n previsto en la Ley General Tributaria:

 

- Las facturas recibidas.

 

- Las copias o matrices de las facturas expedidas.

 

- Las facturas y justificantes contables expedidos en los supuestos en los que se realice una entrega de bienes o prestaci贸n de servicios al destinatario, sujeto pasivo del impuesto.

 

- Los recibos, ya sea el original por el expedidor, como la copia por el titular de la explotaci贸n.

 

- En el caso de importaciones, el documento en el que conste la liquidaci贸n de IVA practicada por la administracion.

 

La obligaci贸n de conservaci贸n puede ser cumplida por un tercero, que actuar谩 en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, siendo necesaria la comunicaci贸n previa a la AEAT si el tercero no est谩 establecido en la UE, salvo que lo est茅 en Canarias, Ceuta o Melilla o en un pa铆s con el cual exista un instrumento jur铆dico de asistencia mutua con un 谩mbito de aplicaci贸n similar.

 

Sobre la digitalizaci贸n de las facturas emitidas en papel, la DGT ha resuelto en muchas de sus consultas, que una factura expedida y recibida en formato electr贸nico tiene la consideraci贸n de factura electr贸nica, aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el propio emisor, no as铆 sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el emisor, sean recibidas en este mismo formato por el receptor, aunque sean posteriormente digitalizadas por ella para su conservaci贸n.

 

Cuando la DGT habla de la conservaci贸n por medios electr贸nicos, indica que se ha de hacer de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, as铆 como la de los datos asociados y mecanismos de verificaci贸n de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

 

El Reglamento de Facturaci贸n tambi茅n indica que la Administraci贸n tributaria puede exigir en cualquier momento al emisor o receptor de los documentos su transformaci贸n en lenguaje legible.

 

Entre los requisitos exigidos por el Reglamento de Facturaci贸n, no se incluye la necesidad de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electr贸nicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitaci贸n para su conservaci贸n por medios electr贸nicos.

 

Hace unos a帽os la Administracion no contestaba claramente cuando se le consultaba si el env铆o por correo electr贸nico de una factura en PDF era v谩lido. Se limitaba a indicar que el sistema de env铆o deb铆a garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura, y que para ello pod铆an emplearse sistemas reconocidos (por ejemplo, la firma electr贸nica avanzada) o controles de gesti贸n que permitiesen crear lo que se denomina "una pista de auditor铆a fiable".

 

Pues bien, ahora la Administraci贸n confirma la validez de esta forma de env铆o de las facturas aunque se realice sin firma electr贸nica, eso s铆, sigue siendo imprescindible disponer de unos controles de gesti贸n y pista de auditor铆a correctos.

 

Sin embargo, eso no ser谩 dif铆cil pues un sistema de control correcto es el que verifica la conexi贸n de la factura con la orden de compra, el albar谩n y la orden de pago, siendo una pista de auditor铆a fiable el conservar juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.

 

Abundando en el tema de la facturaci贸n, la DGT en su consulta vinculante V2607-18 de 25 de Septiembre 2018, va mas all谩 e indica que es posible que una factura sea completada a mano por la emisora de la factura despu茅s de su impresi贸n, siendo v谩lidas a todos los efectos siempre y cuando cumplan los requisitos exigidos legalmente y garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

 

En dicha consulta se indica que la informaci贸n contenida en la factura debe ser veraz y lo suficientemente descriptiva, sin que exista un modelo espec铆fico de factura aunque s铆 un contenido m铆nimo que debe observarse por aquellos obligados a expedirlas.

 

De lo anterior, debe se帽alarse que la regulaci贸n contenida en el Reglamento de Facturaci贸n no impide que una parte de la factura sea completada de manera manual aunque 茅sta haya sido creada utilizando medios mec谩nicos o electr贸nicos.

 

Por tanto, un emisor podr谩 completar manualmente (a bol铆grafo) las facturas despu茅s de su impresi贸n, y 茅stas no perder谩n la consideraci贸n de factura a los efectos del impuesto cuando contenga todas las menciones espec铆ficas previstas en los art铆culos correspondientes del Reglamento de facturaci贸n y garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido en los t茅rminos se帽alados.

 

De esta forma es posible, a efectos de la deducci贸n del Impuesto sobre el Valor A帽adido soportado, que el emisor de una factura simplificada complete los datos indicados en el art铆culo 7.2 del Reglamento de facturaci贸n de forma manual despu茅s de haber sido impresa la factura simplificada.

 
 

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