Validez de las facturas en formato electrónico

26Ene

Validez de las facturas en formato electrónico

En relación con la emisión de facturas en formato electrónico existe un gran volumen de consultas resueltas por la Dirección General de Tributos (DGT).

 

Tanto la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido como el Reglamento de Facturación, obliga a los sujetos pasivos del impuesto a expedir o entregar facturas o justificantes de todas sus operaciones, incluidas las no sujetas y las sujetas y exentas, así como a conservar copia o matriz de aquellos.

 

El artículo 10 del Reglamento de Facturación trata de la expedición en formato electrónico de las facturas, así como a la autenticidad de su origen e integridad de su contenido, y esto que queda garantizado por alguna de las siguientes formas:

 

1) Mediante una firma electrónica avanzada basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, o bien en un certificado reconocido.

 

2) Mediante un intercambio electrónico de datos, según la Recomendación de la Comisión 94/820/CE anexo I art.2, que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

 

3) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

 

Los empresarios o profesionales están obligados a conservar con su contenido original y ordenadamente los siguientes documentos durante el plazo de prescripción previsto en la Ley General Tributaria:

 

- Las facturas recibidas.

 

- Las copias o matrices de las facturas expedidas.

 

- Las facturas y justificantes contables expedidos en los supuestos en los que se realice una entrega de bienes o prestación de servicios al destinatario, sujeto pasivo del impuesto.

 

- Los recibos, ya sea el original por el expedidor, como la copia por el titular de la explotación.

 

- En el caso de importaciones, el documento en el que conste la liquidación de IVA practicada por la administracion.

 

La obligación de conservación puede ser cumplida por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo, siendo necesaria la comunicación previa a la AEAT si el tercero no está establecido en la UE, salvo que lo esté en Canarias, Ceuta o Melilla o en un país con el cual exista un instrumento jurídico de asistencia mutua con un ámbito de aplicación similar.

 

Sobre la digitalización de las facturas emitidas en papel, la DGT ha resuelto en muchas de sus consultas, que una factura expedida y recibida en formato electrónico tiene la consideración de factura electrónica, aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el propio emisor, no así sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el emisor, sean recibidas en este mismo formato por el receptor, aunque sean posteriormente digitalizadas por ella para su conservación.

 

Cuando la DGT habla de la conservación por medios electrónicos, indica que se ha de hacer de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

 

El Reglamento de Facturación también indica que la Administración tributaria puede exigir en cualquier momento al emisor o receptor de los documentos su transformación en lenguaje legible.

 

Entre los requisitos exigidos por el Reglamento de Facturación, no se incluye la necesidad de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitación para su conservación por medios electrónicos.

 

Hace unos años la Administracion no contestaba claramente cuando se le consultaba si el envío por correo electrónico de una factura en PDF era válido. Se limitaba a indicar que el sistema de envío debía garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura, y que para ello podían emplearse sistemas reconocidos (por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitiesen crear lo que se denomina "una pista de auditoría fiable".

 

Pues bien, ahora la Administración confirma la validez de esta forma de envío de las facturas aunque se realice sin firma electrónica, eso sí, sigue siendo imprescindible disponer de unos controles de gestión y pista de auditoría correctos.

 

Sin embargo, eso no será difícil pues un sistema de control correcto es el que verifica la conexión de la factura con la orden de compra, el albarán y la orden de pago, siendo una pista de auditoría fiable el conservar juntos el pedido, los documentos de transporte y la factura.

 

Abundando en el tema de la facturación, la DGT en su consulta vinculante V2607-18 de 25 de Septiembre 2018, va mas allá e indica que es posible que una factura sea completada a mano por la emisora de la factura después de su impresión, siendo válidas a todos los efectos siempre y cuando cumplan los requisitos exigidos legalmente y garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

 

En dicha consulta se indica que la información contenida en la factura debe ser veraz y lo suficientemente descriptiva, sin que exista un modelo específico de factura aunque sí un contenido mínimo que debe observarse por aquellos obligados a expedirlas.

 

De lo anterior, debe señalarse que la regulación contenida en el Reglamento de Facturación no impide que una parte de la factura sea completada de manera manual aunque ésta haya sido creada utilizando medios mecánicos o electrónicos.

 

Por tanto, un emisor podrá completar manualmente (a bolígrafo) las facturas después de su impresión, y éstas no perderán la consideración de factura a los efectos del impuesto cuando contenga todas las menciones específicas previstas en los artículos correspondientes del Reglamento de facturación y garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido en los términos señalados.

 

De esta forma es posible, a efectos de la deducción del Impuesto sobre el Valor Añadido soportado, que el emisor de una factura simplificada complete los datos indicados en el artículo 7.2 del Reglamento de facturación de forma manual después de haber sido impresa la factura simplificada.

 
 
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